Archivieren Sie Dokumente, E-Mails und Dateien revisionssicher und effizient direkt in SAP Business One.
Archivieren Sie Ihre Dokumente in revisionssicherer, elektronischer Form und erfüllen Sie so die besonderen Anforderungen des Handels- und Steuerrechts. cks.DMS gewährleistet, dass jede Änderung an einem archivierten Dokument automatisch eine neue Revision erzeugt und diese zusätzlich zum ‘Original’ gespeichert wird. So ist jede Änderung Schritt für Schritt nachvollziehbar. WICHTIG: Auch mit SAP Business One erstellte Ausgangsbelege werden automatisch revisionssicher abgelegt.
Dokumente erreichen oft nicht sofort die Abteilungen, die sie benötigen, und durchlaufen mehrere Stationen im Verarbeitungsprozess. Mit cks.DMS stehen die Informationen aus digital archivierten Dokumenten jederzeit und ortsunabhängig allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – schnell und effizient.
Mit cks.DMS können Sie Dokumente, E-Mails und Dateien direkt hinter Geschäftsvorgängen und -partnern archivieren. Über einen einfachen Rechtsklick können Sie alle zugehörigen Dokumente einsehen – sogar die archivierten Belege der jeweiligen Transaktionen. Zusätzlich ermöglicht die Volltextsuche das schnelle Auffinden von Informationen, wobei Wildcards und Operatoren wie AND und OR für präzise Ergebnisse sorgen.
Digitale Archive, auch elektronische Archive genannt, bieten mehr als nur eine kostengünstige Alternative zur traditionellen Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Sie ermöglichen es, Informationen sicher zu speichern und diese schnell und einfach zugänglich zu machen – sofort und auch noch in vielen Jahren. Mit cks.DMS verwalten und archivieren Sie Ihre Dokumente direkt über die SAP Business One-Benutzeroberfläche und können jederzeit auf archivierte Informationen zugreifen, ohne die Anwendung zu wechseln.
Mit cks.DMS müssen Sie sich nicht an eine neue Benutzeroberfläche gewöhnen. Das System ist vollständig in die SAP Business One-Oberfläche integriert, sodass Sie ohne Umschalten zwischen verschiedenen Anwendungen arbeiten können. Dokumente, E-Mails und Dateien werden automatisch mit den entsprechenden SAP-Belegen oder Geschäftspartnern verknüpft und archiviert. So sind alle relevanten Informationen sofort in SAP Business One verfügbar.
Ausgangsbelege wie selbst erstellte Rechnungen werden nicht automatisch revisionssicher in SAP Business One gespeichert. Mit cks.DMS können Sie diese Belege in eine unveränderbare Revision überführen und sicher archivieren. Mithilfe von cks.RUN können Sie diesen Prozess sogar nach Feierabend automatisch durchführen lassen.
Empfänger von Genehmigungsanfragen können mit cks.DMS das archivierte Dokument einsehen und mit den Werten im geparkten SAP-Beleg abgleichen. So wird eine zusätzliche Sicherheitsebene geschaffen und der Genehmigungsprozess effizienter gestaltet.
Die Konfiguration des SAP Genehmigungsverfahrens kann zeitaufwendig sein. cks.DMS bietet eine vereinfachte Lösung, bei der Dokumente vorab zur Genehmigung weitergereicht werden. Nach der Genehmigung wird daraus automatisch der entsprechende SAP-Beleg erstellt.
Archivieren Sie Ihre Prüfprotokolle zusammen mit den entsprechenden Chargen- und Seriennummern in SAP Business One. So finden Sie bei Bedarf die gewünschten Dokumente sofort.
Versehen Sie Ihre Ausgangsbelege wie Angebote und Auftragsbestätigungen mit einem kleinen QR-Code. Importieren Sie das Dokument nach dessen Rückkehr in den cks.DIGITAL 4.0 Dokumentenmanager, wird es direkt mit dem passenden SAP-Beleg verknüpft und revisionssicher archiviert.
Automatisierte Erfassung von Rechnungen im PDF- oder Papierformat
Mit cks.ADC können Sie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenbestellungen und Zahlungsavisen aus verschiedenen Formaten automatisch erfassen und per Knopfdruck vollständig ausgefüllte SAP-Belege erzeugen. So senken Sie die Kosten in der Buchhaltung und steigern die Effizienz Ihrer Prozesse.
Dokumente, die mit cks.eINVOICE automatisch erfasst werden, sind gleichzeitig auch revisionssicher archiviert. Mit cks.DMS können Sie darüber hinaus alle anderen Dokumente, E-Mails und Dateien rechtssicher archivieren und direkt in SAP Business One verfügbar machen – für eine schnelle und sichere Verarbeitung.
Mit cks.RUN können Sie E-Mail-Postfächer überwachen und eingehende E-Mails einschließlich Anhänge automatisch in die Belegerfassung von cks.eINVOICE überführen. So erhalten Sie neue Eingangsrechnungen direkt per E-Mail und können diese effizient weiterverarbeiten.
Mit cks.OUTLOOK können Sie E-Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, direkt aus Microsoft Outlook in den Dokumentenmanager von cks.DIGITAL 4.0 übertragen – ohne die Benutzeroberfläche wechseln zu müssen. Die angehängten Fremdbelege sind sofort für die Verarbeitung mit cks.eINVOICE verfügbar.
Mitarbeiter in der Buchhaltung erhalten neue Fremdbelege nur wenige Minuten nach Eingang im Unternehmen als fertig ausgefüllte geparkte Belege. Diese können schnell überprüft, verbucht und gemäß dem Genehmigungsverfahren weitergeleitet werden. Automatisieren Sie Ihre gesamte Belegverarbeitung für mehr Effizienz und weniger manuellen Aufwand.
Verschieben Sie E-Mails und Anhänge direkt aus Microsoft Outlook in cks.DIGITAL 4.0, um diese sicher zu archivieren und Geschäftspartnern sowie SAP-Belegen zuzuordnen.
